Human Factors

 

Behandlingsansvarlig

Human Factors AS, ved daglig leder - commerce, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger for:

 

• ansatte
• brukere av våre nettsider
• brukere av våre digitale testverktøy/spørreundersøkelser
• kunder, leverandører og samarbeidspartnere

(Kontaktinformasjon nederst på siden.)

 

 

Databehandlere

Human Factors AS har flere databehandlere:

 

• Microsoft for Office365 for kontorstøtte-verktøy. E-poster, kalender- og kontaktinformasjon og nyhetsbrev lagres i skyen i Office365.
• NettSoft AS for datanettverk og proff-kontakt mot Microsoft for Office365.
• Visma AS for lønns- og regnskapsdata.
• Quality Regnskap AS for løpende bokføring og regnskap
• KPMG for revisjon av regnskap
• Dynamicweb og Koment AS for hjemmesider som brukes for bestilling av Diversity Icebreaker®-materiell.
• Typeform for Diversity Icebreaker® (DI) bruker-registreringer (DI), TeamReflect påmelding til nyhetsbrev, kurspåmeldinger og enkelte brukerundersøkelser.
• Syse AS for Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 3 (fra 2019).
• Easyfact AS for Team Performance Inventory (TPI-LF), TeamReflector, Tverrfaglig Samarbeidssjekk, kursevalueringer, brukerundersøkelser og Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 1.
• Google Analytics for nettstatistikk.
• MailMojo AS for utsendelse av nyhetsbrev

 

Human Factors AS, ved daglig leder – commerce, er databehandler for evt. personopplysninger i forbindelse med beregning av gruppescorer for testverktøyet Diversity Icebreaker og for teamscoringene Team Performance Inventory (TPI-LF), TeamReflector, Tverrfaglig Samarbeidssjekk og MiljøReflector.

 

 

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

 

 

Generelt om våre testverktøy/spørreundersøkelser

Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Human Factors eller databehandler samle inn noe informasjon som kan kobles til den som besvarer undersøkelsen. Anonyme data fra undersøkelsene kan bli gjenstand for forskning og normering og vil derfor bli lagret på ubestemt tid. Human Factors AS vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

 

 

Personopplysninger fra våre testverktøy:

 

• Team Performance Inventory (TPI-LF)
• TeamReflector
• Tverrfaglig Samarbeidssjekk (TSS)
• MiljøReflector

Easyfact AS er Human Factors AS´ databehandler, og leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet hvor disse testene besvares. I tillegg vil Human Factors AS også være databehandler for evt. personopplysninger i forbindelse med beregning av gruppescorer for Team Performance Inventory (TPI-LF), TeamReflector, Tverrfaglig Samarbeidssjekk og MijøReflector.

 

Normalt er disse besvarelsene anonyme og det lagres ikke IP-adresser i systemet. Det spørres evt. kun om pseudonym eller initialer, og undersøkelsene omfattes derfor normalt ikke av personvernlovgivningen.

 

Det er kun Human Factors AS og Easyfact som har tilgang til opplysningene som samles inn. En databehandleravtale mellom Human Factors AS og Easyfact som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles er tilgjengelig på forespørsel.

 

 

Behandling av personopplysninger fra vårt testverktøy:

 

• Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 3 (fra 2019) og DI Premium feedback (fra okt. 2021)

Syse AS er Human Factors AS´ databehandler, og Easyfact AS yter konsulentbistand i forhold til utvikling og vedlikehold av nettstedet hvor denne undersøkelsen besvares. Undersøkelsen har en frvillig del på slutten hvor respondenten blir spurt om alder og kjønn, bransje- og landtilhøriget men det er enkelt å hoppe over disse spørsmålene. Evt. svar på disse ekstraspørsmålene brukes kun for forskning og normeringsarbeid og det er ikke mulig å kople disse opplysningen mot person. 

 IP-adressen logges ikke.

 

Fasilitator mottar en lenke til en gruppeprofil som kan presenteres for hele gruppen men denne gruppeprofilen har ingen informasjon som kan knyttes til enkeltpersoner.

 

Man kan velge å få tilsendt skårene og evt. Premium feedback dersom dette er bestilt på e-post.  Dersom man velger å motta sine skårer på e-post må bruker taste inn sin e-postadresse. Denne tilleggstjenesten leveres av Syse AS. Innholdet i e-posten med testresultatet blir ikke lagret. Kun e-postlogger med avsender, mottaker og servernavn lagres i 14 dager før de slettes automatisk. 

 

Undersøkelsen spør normalt ikke om navn eller andre personopplysninger utover det som er nevnt ovenfor. Et unntak som riktignok ikke brukes ofte: Dersom undersøkelsen blir satt opp med et valgfritt ekstraspørsmål om epost-adresse med det formål å kunne gi mulighet for fasilitator til å plassere deltakeren i riktig fargegruppe/breakout-gruppe avhengig av resultatet (typisk i virtuelt seminar). Dette skjer i forkant av seminaret/webinaret for å spare tid. I slike unntakstilfelle vil administrator av den digitale rådatabasen ha en mulig tilgang til en kopling mellom profil og epost-adressen. Disse data blir lagret i samme fil som øvrige svar på undersøkelsen, men når denne metoden benyttes vil e-postadressen bli slettet rett i etterkant av seminaret.

​

 

Kursevalueringer

Easyfact AS er Human Factors AS´ databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet hvor kursevalueringen ligger. Kursevalueringen er normalt anonym. Det er kun Human Factors AS og Easyfact som har tilgang til opplysningene som samles inn. Kursevalueringer slettes etter 2 år.

 

 

Nyhetsbrev

Human Factors AS sender ut nyhetsbrev cirka 2-4 ganger per år via e-post. Databehandler: MailMojo AS. Listen består bare av epost-adresse, navn og rolle. Det registreres ingen andre personopplysninger. Epost-adressen brukes for å sende ut nyhetsbrev, og for å se om man har åpnet mailen og klikket på lenker. E-postadressen deles ikke med andre. Utsendelsen baserer seg på aktivt samtykke. Formålet med registreringen er å gi interesserte informasjon om relevante kurs og produktutvikling knyttet til Diversity Icebreaker® og TeamReflect®. Personopplysningene lagres på ubestemt tid med mindre e-post ikke lengerer er i funksjon eller mottaker ber om å bli slettet. Vi bruker cookies i sign-up forms for å unngå at pop-up gjentar seg for ofte i samme nettleser. Se mer spesifik informasjon om cookies policy her.

 

 

Bestilling av materiell og tjenester

På nettsiden til Diversity Icebreaker® kan våre kunder bestille testmateriell ved å registrere blant annet firmanavn, kontaktperson, faglig ansvarlig for bruk av testmateriell, e-post, telefon, levering- og fakturadresse.

 

Kunder kan også bestille materiell og tjenester ved bruk av mail og telefon.

 

Leveringsinformasjon deles med distributøren Bring og evt. UPS (vedr ordre som skal sendes utenfor Norge) som sender ut materiellet på vegne av Human Factors AS. Fakturainformasjon deles med vår regnskapsfører BDO AS.

Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av materiell blir ellers benyttet til:

-  å effektuere bestillingen, herunder fakturering i Visma regnskapssystem og evt. i Paypal, samt å utarbeide intern salgsstatistikk. 

- Følge opp med viktig informasjon i forbindelse med kundeforholdet slik som produktoppdateringer, support/service og prisjusteringer, men ikke ordinær markedskommunikasjon. 

- Kundeopplysningene vil blir lagret så lenge det er påkrevet for å oppfylle våre forpliktelser, eks. i henhold til bokføringsforskriften og evt. reklamasjon.

 

 

Diversity Icebreaker® bruker-registrering

Bruker-registrering  er en separat registrering som gjøres i tillegg til materiell-bestilling første gang man bestiller.

 

Alle konsulenter og fasilitatorer som bruker verktøyet Diversity Icebreaker® (DI) for første gang må registrere seg som bruker og avgi erklæring om forsvarlig bruk. Dette er en forutsetning for a motta materiell. Det registreres relevant informasjon for å vurdere om bruker har nødvendig kompetanse for å bruke verktøyet i gruppeprosesser. Det registreres også e-post og navn slik at vi kan be om ytterligere informasjon dersom vi ser behov for dette og evt. gi veiledning for at brukeren skal kunne komme i gang med materiellet som bestilles på en betryggende måte.

 

Erfaringsmessig vil de fleste som registrerer seg som brukere bestille materiell mange ganger over flere år. Informasjonen lagres derfor på ubestemt tid, da noe av poenget med registreringen er at brukeren skal vite at denne er «godkjent» som bruker, og dermed slippe å dokumentere sin kompetanse hver gang denne legger inn en bestilling senere. E-post benyttes for å følge opp med viktig informasjon i forbindelse med brukerregistreringen slik som produktoppdateringer, support/service og prisjusteringer, men ikke ordinær markedskommunikasjon. 

 

 

Påmelding seminar

Human Factors AS bruker Outlook (Microsoft for Office365) for påmelding og informasjonsoppfølging og Visma regnskapssystem eller PayPal for fakturering av kurs. Det lagres også en deltakerliste i Word-format. Personopplysninger om hvem som har deltatt på opplæring av våre testverktøy er relevant for vurdering av kompetanse for kjøp av våre testverktøy (se f.eks. om "bruker-registrering i avsnittet ovenfor) og vil derfor bli lagret på ubestemt tid, med mindre annet avtales. Personopplysninger vi får inn ved påmelding til seminar blir forøvrig benyttet til å planlegge kurset og for statistikk. I etterkant av seminaret sendes det ut en mail hvor deltaker kan evaluere seminaret. Det  Det registreres navn, e-post, organisasjon/firma og telefon. Det kan deles ut deltakerliste under seminar/konferanse med navn og firma/organisasjon.

 

 

Opplysninger om ansatte

Personopplysninger og lønnsinformasjon lagres i Outlook (Microsoft Office365) samt i Visma regnskapssystem og DNB nettbank. Behandlingen baseres på ansettelsesavtale og skattekort. Human Factors AS plikter å innberette personopplysninger til skattemyndighetene.

 

 

Nettstatistikk

Human Factors AS bruker analyseverktøyet Google Analytics for å analysere trafikken på hjemmesidene. Systemet logger IP-addresser.

 

 

Rettigheter

Alle som er registrert i et av Human Factors AS´ systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Den registrerte har også rett til å be om at uriktige og ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller evt. supplert. Den registrerte har videre rett til å protestere mot behandling, samt rett til dataportabilitet. Den registrerte har også rett til å klage til Datatilsynet. Dersom behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan samtykke til enhver tid trekkes tilbake ved å kontakte behandlingsansvarlig. Rettmessige krav fra den registrerte skal besvares så raskt som mulig, men senest innen 30 dager.

 

 

Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig:

Human Factors AS

Harald K. Ekelund, Daglig leder - Commerce

E-post: he@human-factors.no

Telefon: +47 22 42 30 30

Postadresse: Postboks 86 Lilleaker, 0216 Oslo, Norway

Org. nr. 965878467