GDPR

Personvernerklæring

En beskrivelse av hvordan Human Factors AS samler inn og bruker personopplysninger.

 

Behandlingsansvarlig

Human Factors AS, ved daglig leder - commerce, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger for:

 

  • ansatte
  • brukere av våre nettsider
  • brukere av våre digitale testverktøy/spørreundersøkelser
  • kunder, leverandører og samarbeidspartnere

(Kontaktinformasjon nederst på siden.)

 

 

Databehandlere

Human Factors AS har flere databehandlere:

 

  • Microsoft for Office365 for kontorstøtte-verktøy. E-poster, kalender- og kontaktinformasjon og nyhetsbrev lagres i skyen i Office365.
  • NettSoft AS for datanettverk og proff-kontakt mot Microsoft for Office365.
  • Visma AS for lønns- og regnskapsdata.
  • BDO AS for løpende bokføring og regnskap
  • KPMG for revisjon av regnskap
  • Dynamicweb og Nordic Arena AS for hjemmesider som brukes for bestilling av Diversity Icebreaker®-materiell.
  • WordPress for oversikt over medlemmer av RGB - Global Team.
  • Enalyzer AS for Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 2 og bruker-registreringer (DI).
  • Easyfact AS for Team Performance Inventory (TPI-LF), TeamReflector, Tverrfaglig Samarbeidssjekk, kursevalueringer, brukerundersøkelser og Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 1.
  • The Rocket Science Group (MailChimp) for enkelte nyhetsbrev.
  • Google Analytics for nettstatistikk.

 

Human Factors AS, ved daglig leder – commerce, er databehandler for evt. personopplysninger i forbindelse med beregning av gruppescorer for testverktøyet Diversity Icebreaker og for teamscoringene Team Performance Inventory (TPI-LF), TeamReflector og Tverrfaglig Samarbeidssjekk.

 

 

Generelt om våre testverktøy/spørreundersøkelser

Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Human Factors eller databehandler samle inn noe informasjon som kan kobles til den som besvarer undersøkelsen. Anonyme data fra undersøkelsene kan bli gjenstand for forskning og normering og vil derfor bli lagret på ubestemt tid. Human Factors AS vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

 

 

Personopplysninger fra våre testverktøy:

 

  • Team Performance Inventory (TPI-LF)
  • TeamReflector
  • Tverrfaglig Samarbeidssjekk (TSS)
  • Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 1

Easyfact AS er Human Factors AS´ databehandler, og leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet hvor disse testene besvares. I tillegg vil Human Factors AS også være databehandler for evt. personopplysninger i forbindelse med beregning av gruppescorer for Team Performance Inventory (TPI-LF), TeamReflector og Tverrfaglig Samarbeidssjekk.

 

Normalt er disse besvarelsene anonyme og det lagres ikke IP-addresser i systemet. Det spørres evt. kun om pseudonym eller initialer, og undersøkelsene omfattes derfor normalt ikke av personvernlovgivningen.

 

Det er kun Human Factors AS og Easyfact som har tilgang til opplysningene som samles inn. En databehandleravtale mellom Human Factors AS og Easyfact som regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles er tilgjengelig på forespørsel.

 

 

Behandling av evt. personopplysninger fra vårt testverktøy:

 

  • Diversity Icebreaker® (DI) online versjon 2

Enalyzer AS er Human Factors AS´ databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet hvor denne undersøkelsen besvares. Undersøkelsen spør respondenten om alder og kjønn, men det er valgfritt å besvare. Disse opplysningene brukes kun for forskning og normeringsarbeid. Det spørres ikke om navn eller andre personopplysninger. IP-adressen logges som en del av webforespørselen. Loggene er tilgjengelige for teknikere hos vår underleverandør og er nødvendige av sikkerhetshensyn. Loggene slettes med jevne mellomrom. Det er ingen direkte forbindelse mellom innsamlede data og serverlogger. Dvs. Det er ingen kobling mellom innsamlede data og IP-adresser.

 

 

Kursevalueringer

Easyfact AS er Human Factors AS´ databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet hvor kursevalueringen ligger. Kursevalueringen er normalt anonym. Det er kun Human Factors AS og Easyfact som har tilgang til opplysningene som samles inn. Kursevalueringer slettes etter 2 år.

 

 

Nyhetsbrev

Human Factors AS sender ut nyhetsbrev cirka 2-4 ganger per år via e-post. Databehandlere: Outlook (Microsoft for Office365) eller MailChimp - The Rocket Science Group. Listen består bare av epost-adresser, ikke navn eller andre personopplysninger. E-postadressen deles ikke med andre. Utsendelsen baserer seg på aktivt samtykke. Formålet med registreringen er å gi interesserte informasjon om relevante kurs og produktutvikling knyttet til Diversity Icebreaker®. Personopplysningene lagres på ubestemt tid med mindre e-post ikke lengerer er i funksjon eller mottaker ber om å bli slettet. 

 

 

Bestilling av materiell og tjenester

På nettsiden til Diversity Icebreaker® kan våre kunder bestille testmateriell ved å registrere blant annet firmanavn, kontaktperson, faglig ansvarlig for bruk av testmateriell, e-post, telefon, levering- og fakturadresse.

 

Kunder kan også bestille materiell og tjenester ved bruk av mail og telefon.

 

Leveringsinformasjon deles med distributøren Bring og evt. UPS (vedr ordre som skal sendes utenfor Norge) som sender ut materiellet på vegne av Human Factors AS. Fakturainformasjon deles med vår regnskapsfører BDO AS.

Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av materiell blir ellers benyttet til:

-  å effektuere bestillingen, herunder fakturering i Visma regnskapssystem og evt. i Paypal, samt å utarbeide intern salgsstatistikk. 

- Følge opp med viktig informasjon i forbindelse med kundeforholdet slik som produktoppdateringer, support/service og prisjusteringer, men ikke ordinær markedskommunikasjon. 

- Kundeopplysningene vil blir lagret så lenge det er påkrevet for å oppfylle våre forpliktelser, eks. i henhold til bokføringsforskriften og evt. reklamasjon.

 

 

Diversity Icebreaker® bruker-registrering

Bruker-registrering  er en separat registrering som gjøres i tillegg til materiell-bestilling første gang man bestiller.

 

Alle konsulenter og fasilitatorer som bruker verktøyet Diversity Icebreaker® (DI) for første gang må registrere seg som bruker og avgi erklæring om forsvarlig bruk. Dette er en forutsetning for a motta materiell.Det registreres relevant informasjon for å vurdere om bruker har nødvendig kompetanse for å bruke verktøyet i gruppeprosesser. Det registreres også e-post og navn slik at vi kan be om ytterligere informasjon dersom vi ser behov for dette og evt. gi veiledning for at brukeren skal kunne komme i gang med materiellet som bestilles på en betryggende måte.

 

Erfaringsmessig vil de fleste som registrerer seg som brukere bestille materiell mange ganger over flere år. Informasjonen lagres derfor på ubestemt tid, da noe av poenget med registreringen er at brukeren skal vite at denne er «godkjent» som bruker, og dermed slippe å dokumentere sin kompetanse hver gang denne legger inn en bestilling senere. E-post benyttes for å følge opp med viktig informasjon i forbindelse med brukerregistreringen slik som produktoppdateringer, support/service og prisjusteringer, men ikke ordinær markedskommunikasjon. 

 

 

Påmelding seminar

Human Factors AS bruker Outlook (Microsoft for Office365) for påmelding og informasjonsoppfølging og Visma regnskapssystem eller PayPal for fakturering av kurs. Det lagres også en deltakerliste i Word-format. Personopplysninger om hvem som har deltatt på opplæring av våre testverktøy er relevant for vurdering av kompetanse for kjøp av våre testverktøy (se f.eks. om "bruker-registrering i avsnittet ovenfor) og vil derfor bli lagret på ubestemt tid, med mindre annet avtales. Personopplysninger vi får inn ved påmelding til kurs blir forøvrig benyttet til å planlegge kurset og for statistikk. Det registreres navn, e-post, organisasjon/firma og telefon.

 

 

RBG Global team

Human Factors administrerer hjemmesiden for "Red, Blue and Green – the Global Team. A network of the Diversity Icebreaker / Trialogue super-users: http://rbg-globalteam.com/. Formålet er å skape en plattform for samarbeid og promotere internasjonale konsulenter og brukere av verktøyet Diversity Icebreaker®. Hjemmesiden inneholder derfor både kontaktinformasjon og en presentasjon av kompetanse til en gruppe med eksterne konsulenter og brukere i henhold til avtale med hver enkelt som er registrert. 

 

 

Opplysninger om ansatte

Personopplysninger og lønnsinformasjon lagres i Outlook (Microsoft Office365) samt i Visma regnskapssystem og DNB nettbank. Behandlingen baseres på ansettelsesavtale og skattekort. Human Factors AS plikter å innberette personopplysninger til skattemyndighetene.

 

 

Nettstatistikk

Human Factors AS bruker analyseverktøyet Google Analytics for å analysere trafikken på hjemmesidene. Systemet logger IP-addresser.

 

 

Cookies

Human Factors AS bruker ikke cookies på sine hjemmesider.

 

 

Rettigheter

Alle som er registrert i et av Human Factors AS´ systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Den registrerte har også rett til å be om at uriktige og ufullstendige opplysninger blir rettet, slettet eller evt. supplert. Den registrerte har videre rett til å protestere mot behandling, samt rett til dataportabilitet. Den registrerte har også rett til å klage til Datatilsynet. Dersom behandlingen av personopplysninger er basert på samtykke, kan samtykke til enhver tid trekkes tilbake ved å kontakte behandlingsansvarlig. Rettmessige krav fra den registrerte skal besvares så raskt som mulig, men senest innen 30 dager.

 

 

Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig:

Human Factors AS

Harald K. Ekelund, Daglig leder - Commerce

E-post: he@human-factors.no

Telefon: +47 22 42 30 30

Postadresse: Lilleakervn 2E-1, 0283 Oslo, Norway

Org. nr. 965878467